Etes-vous prêt ?
N’oubliez pas, pour maintenir la validité des certificats de certification, la transition doit être validée avant le 14 septembre 2018. Passé cette échéance, votre certificat dans l’ancienne version de la norme ne sera plus valable.
Donc pour cette dernière ligne droite, quelques conseils pour vous préparer et vous assurer que vous être prêt :
- Définir un plan d’action de mise en conformité intégrant votre date d’audit de transition. Pour ce faire, validez avec votre organisme certificateur la date et la durée. Vous pouvez coupler cette transition à une visite de surveillance ou la faire lors de votre audit de renouvellement. Pourquoi un plan d’action ? car il s’agit d’un « changement » à piloter sous forme de gestion de projet, pour garantir la réussite.
- Ne pas sous-estimer le temps de travail car suivant le degré de maturité de votre système, le gap est plus ou moins important.
- Identifier les nouvelles exigences à mettre en œuvre les outils que vous souhaitez utiliser :
- Identification du contexte de votre entreprise en prenant en compte les enjeux internes et externes (ISO 9001 et 14001)
- Identification des parties intéressées pertinentes et leur besoins/exigences (ISO 9001 et 14001)
- Analyse de risques et opportunités des enjeux et des besoins/exigences des parties intéressées avec mise en place d’un plan d’action pour les risques non acceptables et les opportunités à saisir (ISO 9001 et 14001)
- Identification des aspects environnementaux significatifs des étapes du cycle de vie sur lesquelles votre entreprise peut avoir une influence (ISO 14001)
- Analyse de risques et opportunité sur les AES (ISO 14001)
- Leadership de la direction visible au sein du système et effectif (ISO 9001 et 14001)
- Mise à jour des fiches de description des processus afin d’intégrer l’ensemble des exigences 4.4.1 de l’ISO 9001 : 2015 – bien faire apparaitre les interactions entre processus !
- Accentuation du fonctionnement par les processus : montée en puissance des responsables de processus avec une délégation du leadership de la direction (ISO 9001 et 14001)
- Gestion des connaissances organisationnelles – Bien différencier les connaissances des compétences car il ne s’agit pas du même sujet ! (ISO 9001)
- Maîtrise des prestations externalisées (ISO 9001)
- Prise en compte de l’ensemble des activités après livraison (ISO 9001)
- Documentation du champ d’application dans votre système (ISO 9001 et 14001)
- Gestion et maîtrise des modifications (ISO 9001)
4. Pour l’audit de transition :
- Les audits internes en version 2015 doivent être réalisés (au moins en partie pour éviter la NC majeure) ce qui signifie formation des auditeurs internes aux exigences de l’ISO 9001 : 2015 et/ou ISO 14001 : 2015 et audit de l’ensemble de vos processus.
- La revue de direction doit être conforme au référentiel et intégrer toutes les nouvelles exigences.
- Les nouvelles exigences doivent être mises en œuvre et déployées sur l’ensemble du système.
Quelques solutions simples :
La réalisation des audits internes peut parfois être difficile, suivant le timing restant et l’état d’avancement de votre système. Une solution simple existe : l’externalisation (pour cette étape) de vos audits internes (au moins partiellement), ce qui vous permettra en même temps, de réaliser un audit « à blanc » de votre système.
Egalement – il est conseillé et l’expérience en montre la nécessité pour éviter la conformité majeure – un audit type « AUDIT PRELIMINAIRE de préparation de la transition » sur votre système (processus « Direction » et « Management Q et/ou E » ou équivalent) peut être réalisé afin de vous assurer que les outils mis en place répondent entièrement aux exigences et que quelques une n’ont pas été oubliées ou mal interprétées.
Ce genre d’audit « système », pour faciliter leur organisation, peut se dérouler à distance. Cet audit, suivi d’un rapport conforme aux exigences de votre système, peut faire office d’audit interne des processus « système ». Un rapport complémentaire de « conseils personnalisés» peut vous être communiqué quand cet audit est réalisé par un auditeur indépendant. Il formalisera tous les conseils de correction explicités lors de l’audit.